今日、仕事でメールを書いていて感じたことがあります。それは、メールの送信ボタンを押す瞬間は、いつも緊張するということです。
メールは、基本的に一度送信をしてしまったら、取り消しが出来ない通信手段です。そのため、メールを送信する際は「様を付け忘れていないか」「添付ファイル」に問題はないかなど、入念なチェックを行ないます。
つまり、メールというのはチャットに比べて「心理的安全性」が低いのではないか？・・・と、ふと疑問に思いました。
少し考察していきたいと思います。
心理的安全性に対する解釈
心理的安全性については、色々な記事がありますので、それを見ていただければと思います。
「心理的安全性」とは、こんな発言をしたらリーダーからにらまれる、他のメンバーにバカにされるといった不安を持たず、本来の自分を安心してさらけ出し、それが受け入れられる場の雰囲気をいいます。
ここで重要なのは、安心できるのかどうかという点です。ある程度の安心が担保されている状態であれば、何かに怯えずに本来の力が発揮できますし、チャレンジもしやすくなります。
メールは編集できないが、チャットは編集できる
メールは、一度送信をしてしまったら、取り消しのできないメディアです。一方、チャットであれば後から編集することが可能です。
この差は個人的に大きいと感じています。メールとチャットでは、送信ボタンを押す時の抵抗感がまるで違います。
チャットの場合、ミスがあったとしても、すぐにしれっと編集すれば直せます。もちろん、相手がチャットを見てしまってからでは遅いですが。編集すれば直せるという安全性は、やっぱり大きいです。
一方で、メールの場合は、訂正メールやお詫びのメールを送らねばなりません。
メールの時代は終わりました
私が、メールとチャットの違いを明示的に意識し始めたのは「チャットワーク」がきっかけです。
「メールの時代は終わりました！」というキャッチコピーが、なかなかに強烈で印象に残っています。
- チャット感覚なのですぐに本題に入れる
- リアルタイム性が高い
・・・などなど、チャットツールのメリットは、多々あると思います。ただ、メッセージが編集できることによる心理的安全性は、個人的には盲点でした。
チャットツールは、ミスをしても発言の編集や削除ができることによって、心理的安全性が保たれているのです。
Gmailは送信したメールの取り消しができる
知らない方もいらっしゃるかもしれませんが、Gmailには送信の取り消し機能があります。
メールの送信または送信取り消し - パソコン - Gmail ヘルプ
「送信を取り消せる時間」の初期値は5秒です。これをもう少し長めにすれば、送信した瞬間に気づくうっかりミスはリカバリーが可能です。
メールの作成に慣れていない就活生の方や、不安な方は長めに設定するのが良いかと思います。もちろん、送信前に内容の確認をすることはもっとも重要ですが。
送信後でもリカバリーできる可能性があることは、知っておくと良いです。心理的安全性が上がると思います(苦笑)。
メールでミスする人が見落としがちな「送信前」の確認ポイント
ビジネスマナーの本にも、メールの基本は書いてあることが多いです。
「宛先の間違い」や「敬称の付け忘れ」など、とくにメールはうっかりミスが起こりやすい分野です。チェックリストを作成しておいて、送信前に確認するのが良いのではないでしょうか？
- 宛先（アドレス）に誤りはないか
- CcやBccに誤りはないか
- 宛名に誤りはないか／宛名の敬称は正しいか
- 必要なファイルを添付したか
- 件名は具体的でわかりやすいか
- 必要な情報が抜け落ちていないか
- 余計なことを書いていないか
- 誤字・脱字はないか
- 平易な言葉で書かれているか
- 見た目が読みやすいか
- 相手を不快にさせていないか
- 相手の質問に答えられているか【返信の場合】
- 4時間以内に返信しているか
さいごに
メールとチャットの送信ボタンの違いだけで、ここまで気になるとは思いませんでした。発言を編集したり削除できるチャットツールの存在は、改めて思いますが偉大ですなぁ。